各寺院に寺院規約があるので、それを確認しないとわかりません。よくあるのが、世襲、宗派の僧侶資格、性別あたりが決められていることが多いです。単立寺院と呼ばれるような寺院は、これらの規約がない。つまり、どんな人でも代表になれる。という寺院が存在します。
住職じゃなくても。とのことですが、実際は、住職は、登記上では、代表責任役員などの役職についていて、責任をとる立場となります。その住職がいない状態でも、寺院が廃寺になるわけでもないので、実際は、寺院の信用によって、ある程度のことができてしまったりします。
詐欺まがいにおいては、内容もわかりませんので、警察か本山へ問い合わせてください。