ホテル代の負担については、確かに多くの人が同伴に頼まれる際、全て自分のほうで負担することもあります。しかし、それは状況によっても様々です。例えば、会社が組織旅行をしたり、旅行費を控除したりする場合もあります。また、相手の予算を考慮に入れたり、共同で負担したりする人もいます。
比率については、完全に50/50で分ける人もいれば、主催者側がより多くを負担したり、同伴者が少しだけ負担したりする人もいます。例えば、主催者が交通費を負担し、同伴者が宿泊費を負担するという分配も見受けられます。
あなたの状況だと、お互いの立場を尊重しつつ、相手の意欲を保つためには、主催者のあなたの立場をよく説明し、必要な際は部分的に同伴者に負担を求めるような方法が考えられます。ただし、それはお互いの関係性や予算の状況などによって適さが異なるため、慎重に判断してください。
お礼の方法については、あなたが考えているアフターヌーンティーとグッズをあげるのも良い方法だと思います。また、感謝の気持ちを込めて手紙を書いたり、感謝のカードを送ったり、特別な体験を提供したりすることも親しみやすく感謝の気持ちを伝えることができます。
例えば、相手が好きな映画や音楽があるなら、その映画を観に行ったり、音楽コンサートに行ったりすることも贊成されるでしょう。また、旅行の際の思い出を残す写真集を作ったりすることも 좋은方法かもしれません。