今回の主役は義両親で、段取りの責任者
は本来その実子であるご主人側です。
質問者さまが担うのは、あくまで手伝える範囲でサポートにとどめてよく、企画から調整まですべて背負う役になる必要は無いと思います。
ですから義両親への説明はできるだけ夫からしてもらうのが理想です。
義母が安心して泊まれる宿を探したり…と、質問者さまはすで嫁として気を配って動こうとしています。
主導権はあくまでご主人です。
だから
主導権(ご主人)=段取り・決定・親への説明
手伝い(質問者さま)=情報集め・プレゼント・当日のフォロー
仮に、ご主人に伝えるなら
「義両親の大事なお祝いだからこそ、段取りの主役は息子のあなたがいいと思ってる。私は一緒にお祝いして、細かいところを支える役でいたい。」
みたいな感じです。