単に贈与を受けた事がある・贈与を行った事があるってだけの素人の経験談として一言。
住宅を購入する前に贈与を受ければ良いだけです。現金一括払いなら代金を支払う前に、ローンを組むのならローンを組む前に贈与を受けてそのお金を頭金にしてローンを組むって感じになります。
住宅取得等資金の贈与の非課税特例を使わないのなら、いつ貰ってもいいし金額に制限はありません。非課税とするのなら支払い前やローンを組む前に贈与を受ける必要があります。一般住宅なら最大500万円、省エネ等住宅なら最大1000万円。
そのお金は口座振り込みでも現金手渡しでもなんでもいいです。贈与契約書を作っておけば良いでしょうね。
>(実家が遠距離のため譲渡の口約束はできても居住前に現金を引き取りに行ける状況ではない)
贈与を受けるのは居住前とか居住後では遅すぎます。先に書いたように支払いをする前、あるいはローンを組む前にお金を貰う必要があります。取りに行けないのなら口座振り込みしてもらえば良いと思います。