株主総会議事録や他の書類に関するご質問、お答えいたします。
1. 株主総会の議事録において新任取締役の受諾を記載する際、出席取締役として新しい取締役の記名押印(個人実印)と住所の記載は不要です。しかし、議事録の見通しを保つために、新任取締役の就任を受諾した旨を記載することは重要です。同人的署名は不要ですが、新任取締役からの受任同意書は必要です。
2. 代表取締役が変わらない場合、新たな代表取締役の就任を意図している旨の届出と、印鑑届の更新は不要です。しかし、公司章程(定款)の変更を記載するために株主総会の議決結果を報告する書類(議決結果届)が必要となります。これは新任取締役の追加と代表取締役の選任に関する決議を報告するものです。
3. 代表取締役の住所が変わらない場合、そして代表取締役自体が変わらない場合、住所の非表示手続きを更新する特別な手続きは必要ありません。ただし、公司章程に住所非表示の規定が変更や追加された場合は、その変更を記載するための手続きが必要となります。
これらの手順は一般的なものであり、具体的な手続きは法務書士や律师のアドバイスを求めることをお勧めします。また、関連書類の記載内容や手続き方法は、地域によって異なる場合もあるため、都道府県の商工会議所や税務署等でも確認してみることをお勧めします。