バックアップの方法はあってます。
iCloudバックアップは差分バックアップなので、前回のバックアップからの変更が少ないとか、そもそもバックアップ対象が少ない場合には短時間で終わる事も少なくないと思います。
頻度は、iCloudバックアップがオンだと、だいたい毎日、自動で行われます(Wi-Fiに接続されてるなどの条件あり)。
自動バックアップが正常に作動しているなら、とくに重要なデータの保存があった場合以外は、手動操作不要です。
iCloudの有料プランは、50GB、200GB、2TB、6TB、12TBとありますので、必要な容量を確保できるプランを選択してください。
バックアップを取るときだけ加入って、バックアップの意味、分かってますか?
バックアップの本来の目的でバックアップする人なら、「端末を使ってる限り永久に必要なもの」と考えると思います。
iCloudダウングレードで容量超過となった場合は、超過分は削除されます。その削除でバックアップが削除されて構わないというなら、そもそもバックアップが不要という事だと思います。
家族のバックアップをとなると、ファミリー共有を設定してください。